Modul XIII
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Kemampuan akhir yang diharapkan :
Mahasiswa mampu menjelaskan perihal
penggunaan alat manjemen berupa system informasi manajemen dan menganalisis
perkembangan teknologi informasi.
Materi
yang dibahas :
1.
Pengertian dan fungsi sistem informasi manajemen
2.
Konsep sistem informasi manajemen
3.
Peran sistem informasi manajemen
4.
Komputerdan bisnis
5.
Trend computer dan Sistem Informasi Manajemen.
Materi 13.1
PENGERTIAN DAN FUNGSI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi merupakan hal yang sangat
penting bagi siapapun juga, tak terkecuali bagi perusahaan . Keberhasilan
perusahaan dalam menjalankan bisnis sangat ditentukan dari informasi yang
diperolehnya, dimana informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber yang
antara lain dari mass media cetak/elektronikmjurnal, seminar, internet dab.nya.
Informasi
menjadi katalistor utama bagi pertumbuhan di era globalisasi, walaupun tidak
semua manajer mampu memanfaatkan semua
informasi yang ada.Meskipun informasi mudah diperoleh, para manajer dalam
membuat keputusan sering dihadapkan pada kenyataan untuk memilih informasi mana
yang bermanfaat. Untuk itu banyak organisasi yang mendesain system informasi
manajemen yang menyediakan kepada para manajer informasi2 yang diperlukan dalam
membantu pengambilan keputusan.
Selain berbagai factor diatas,
dewasa ini para manajer juga dihadapkan pada adanya lingkungan bisnis yang
semakin rumit dan dinamis/cenderung sering berubah, sehingga para manajer
dituntut untuk cepat tanggap dan mampu mengambil keputusan dengan cepat dan
tepat sesuai dengan kondisi lingkungan yang dihadapi.
Guna mempermudah dalam memahami system
informasi manajemen, maka perlu terlebih dulu memahami apa itu system,
informasi dan manajemen.
SISTEM.
Sistem dapat
dibedakan menjadi dua yaitu system dapat berwujud dan tidak berwujud :
1.
Berwujud, dalam hal ini system merupakan serangkaian
unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.
Tak berwujud, dalam hal ini system merupaka susunan
yang teratur dari gagasan konsep yang saling bergantubg.
Namun menurut
Ensiklopedi Manajemen, ada pengertian yang lebih kompleks, yaitu merupakan
susunan yang teratur dari kegiatan yang saling tergantung, sekaligus merupakan prosedur yang berhubungan untuk
melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari organisasi. Dengan
demikian system terdiri dari berbagai sub system.
INFORMASI.
Informasi merupakan dta yang sudah diolah
menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai niali yang nyata
atau yang dapat dirasakan dalam membuat keputusan baik untuk saat sekarang
maupun yang akan dating.
MANAJEMEN.
Merupakan suatu
proses yang terdiri dari POAC yang dilakukan untuk menentukan sekaligus mencapai
tujuan yangtelah ditetapkan dengan menggunakan manusia serta sumberdaya
liainnya.
Jadi dari ke tiga pengertian
tersebut, system informasimanajemen dapat di difinisikan sbb. :
Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub system informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi serta secara rasional terpadu yang mampu
menstranformasi data sehingga menjadi informasi
melalui serangkain cara, untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan2
oleh para manajer sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan untuk dicapai.
Dari pengertian
diatas dapat disimpulkan bahwa :
1.
Sistem informasi manajemen berkenaan dengan hal melaporkan informasi
kepada orang yangtepat dalam suatu organisasi.
2.
Dalam pengertian yang lebih luas , SIM merupakan
keseluruhan jalinan hubungan, jaringan lalu lintas keterangan2 dalam organisasi
mulai dari sumber2 yang yang melahirkan bahan2 keterangan melalui proses
pengumpulan ,pengolahan, penyimpanan sampai penyebaran keterangan dengan
berbagai peralatan yang dapat memungkinkan para anggota melaksanakan tugas
dengan se-baik2nya maupun membantu para manajer membuat keputusan atau
menjalankan tugas kepemimpinannya dengan baik.
FUNGSI SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN.
Secara garis besar fungsi system
informasi manajemen ada tiga Yaitu :
- Digunakan dalam rangka pengumpulan data.
- Digunakan dalam rangka menyimpan dan memproses/mengolah data
- Digunakan untuk menyajikan informasi tsb kepada manajer.
Ad 1.
Pengumpulan data.
Informasi yang dapat digunakan oleh
suatu organisasi sangat banyak, antara lain catatan tentang pegawai, informasi
tentang pesaing, data penjualan, data akuntansi, informasi tentang konsumen
dsb.nya.
Fungsi pertama
dari system informasi manajemen adalah menentukan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan
mengorganisasikannya kedalam data base (kumpulan data terintegrasi yang
disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses dan memproses data.
Data tsb dapat
diperoleh dari dalam maupun dari luarorganisasi seperti publikasi perdagangan,
pelanggan dan konsultan maupun perusahaan penyedia data bisnis.
Ad.2 . Menyimpan
dan mengolah data.
Sekali dibuat
sebuah data base harus disimpan dan diolah dalam suatu bentuk yang dapat
dimanfaatkan oleh manajer. Data SIM haruslah data terbaru, oleh karena itu data
base perlu diperbarui secara periodic.
Sistem manajemen
data base merupakan sebuah program perangkat lunak computer yang membantu
perusahaan untuk mengelola file2 dtanya, seperti program2 untuk mengubah
informasi yang disimpan dalam file data, menambah informasi baru dan menghapus
informasi yang sudah tidak diperlukan. Perangkat lunak ini juga digunakan untuk
menyortir dan menggabungkan file2, memproses data dan mencetak laporan.
Beberapa program data base yang dapat digunakan antara lain DBASE III PLUS, R:
BASE, RAPIDFILE dan PC-FILE.
Ad 3. Menyajikan
informasi ke manajer.
Data yang telah
diolah harus dimasukkan dalam bentukyang bermanfaat bagi manajer. Informasi
verbal dapat disajikan dengan format teks dalam bentuk laporan, garis besar,
daftar, artikel atau buku. Informasi angka dapat disajikan dalam bentuk table
ataupun grafik.
Materi 13.2 KONSEP SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN.
Sebuah system informasi manajemen
bukanlah sekedar perkembangan teknologis,
tetapi berhubungan dengan organisasi dan manusia pengolahnya. Oleh karena itu
pemahaman utuh terhadap system informasi keorganisasian berdasarkan computer
harus juga memahami konsep2 yang berhubungan dengan informasi, pemakaian
informasi dan nilai informasi.
Informasi bukanlah dating dengan
sendirinya, melainkan harus dikumpulkan ,diolah, disimpan, diambil kembali,
dimanipulasi dan dianalisis, didistribusikan dsb.nya. Sebuah organisasi yang
memiliki system informasi yang terancang baik secara umum aakan memiliki
keunggulan posisi dalam persaingan, dibandingkan organisasi yang system
informasi manajemennya lemah.
Sebuah system informasi manajemen
mengandung elemen2 sebagai berikut :
1.
Perangkat keras computer
2.
Perangkat lunak
a.
perangkat lunak system umum
b.
perangkat lunak aplikasi
3.
Data base (data yang tersedia di media penyimpanan
computer).
4.
Prosedur
5.
Petugas pengoperasian (operator)
Dalam
pengoperasian, sebuah sub system terapan lengkap terdiri dari :
1.
Program untuk melaksanakan pengolahan data di computer
2.
Program untuk membuat terapan menjadi operasional
(formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya)
Sub system terapan dapat diuraikan
dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung seperti bagian pemasaran,
produksi, keuangan , sumberdaya manusia dsb.nya atau dalam bentuk jenis
kegiatan yang sedang dilaksanakan.
TINGKAT INFORMASI
MANAJEMEN
Tkt mana
Waktu Ketidak Tipe infor Kebutuhan Bentuk
Jemen pastian masi informasi laporan
Atas Jk. Panj Sangat Environmental Perencanaan Ringkas
> 3 thn tidak pasti strategis kebjk
Mene
1 – 3 thn Relatif se Organisasional Pelaksanaan Relatif
ngah
dikit pasti kebjk
peenc. Terinci
taktis
Bawah
< 1 thn Sedikit Departemental Perencanaan Terperin
Pasti
taktis
ci
PERANAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN DALAM AMBIL
KEPUTUSAN.
Organisasi/perusahaan yang
menggunakan SIM yang pada dasarnya merupakan system yang dapat digunakan untuk
mengumpulkan ,mengolah, menyimpan, melihat dan menyalurkan kembali informasi ybs. Sebagai contoh :
Organisasi yang bergerak dalam usaha penjualan barang, maka jenis informasi
yang diperlukan pertama kalai sebelum
organisasi tsb memasarkan barangnya adalah :
1.Informasi
mengenai kebutuhan yang ada di masyarakat terhadap barang yang akan dipasarkan.
2. Informasi
mengenai kemampuan daya beli masyarakat
3. Informasi
mengenai peraturan per UU-an yang ada hubungannya dengan barang yang akan
dipasarkan.
4. Informasi
mengenai pesaing
5. Informasi
lain yang relevan.
Informasi2 tsb.
setelah dikumpulkan, kemudian diolah dan diteliti dulu apakah masih diperlukan
informasi lain sebagai pendukungnya.
Untuk dapat
diperolehnya suatu informasi, terlebih dulu perlu mengumpulkan data yang
merupakan bahan mentah dari informasi (data ini berupa fakta2, perkiraan atau
pendapat yang belum memiliki makna yang dapat dimanfaatkan). Untuk mengumpulkan
data ini dapat dilkukan dengan berbagai metode antara lain pengamatan langsung,
wawancara, perkiraan, mailing system.
Sebuah system pengolahan informasi
pada dasarnya tidaklah sekedar melakukan pengolahan transaksi yang ada pada
suatu organisasi, melainkan juga harus mampu memberi dukungan informasi dan
pengolahan berkenaan dengan fungsi
manajemen dan pengambilan keputusannya.
Ada kalanya manajer frustasi menghadapi system informasi
manajemen yang dimilikinya. Menurut George M. Scott penyebab ketidak puasan manajer atas system
informasi yang dimilikinya adalah
sebagai berikut :
1.
Sebagian besar informasi yang diperlukan manajer senior
berorientasi masa depan, atau berasal dari luar organisasi. Sangatlah sulit
untuk mengintegrasikan jenis informasi ini kedalam system informasi manjemen
yang sistematis.
2.
Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh manajer
senior adalah untuk satu jenis masalah , yang sering kali sulit untuk
diantisipasi. Karena masalah ini sering tidak terulang lagi, maka upaya
membangun system informasi bagi kelompok ini biasanya sangat mahal atau tidak
dapat menyediakan informasi secepat yang mereka harapkan. Dengan kenyataan
seperti ini, para manajer senior biasanya akan melihat ketidakmampuan system
informasi yang ada untuk menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat
untuk mengatasi masalah2 khusus.
3.
Para manajer menerima sebagian besar informasi dari
diskusi dengan orang lain daripada dari system computer. Mereka biasanya tidak
memandang manusia sebagai bagian dari system informasi, atau tidak menyadari
bahwa informasi yang diterimanya melalui diskusi dengan orang lain sebenarnya
berasal dari system computer juga. Oleh sebab itu mereka menganggap system
informasi manajemen tidak memadai.
4.
Para manajer biasanya terlalu mengandalkan diri pada
system informasi manajemen formal , yang tidak akan pernah memenuhi semua
keperluan informasinya. Oleh sebab itu mereka harus mencoba menumbuhkan sumber
informasi informal.
5.
Tanggung jawab manajer sering berubah, yang memerlukan
revisi substansial atas system informasi manajemen. Ini berarti bahwa system
informasi manajemen selalu ada dalam masa transisi dan tidak pernah selesai
dengan tuntas dan ini menjadi sumber frustasi manajerial.
6.
Para manajer dan teknisi computer biasanya memiliki
pola berpikir berbeda dan berbicara dengan istilah berbeda pula. Ini berrarti
bahwa saluran komunikasi akan sering tertutupi oleh kesalahpahaman dan kesalah
mengertian.
7.
Banyak manajer yang tidak memahami teknologi system
informasi dengan baik guna memahami potensi dan kekurangannya. Kekurangan akan
pengetahuan system ini menyebabkan
kekurang percayaan terhadap system informasi manjemen.
8.
Para analis system tidak memahami proses manajemen atau
bagaimana pola piker manajer mengolah data, sehingga system yang dibangun untuk
kepentingan manajer seringkali tidak memuaskan.
9.
Para manajer adalah manusia yangberorientasipada
tindakan dan hanya memiliki sedikit
waktu untuk menyelesaikan proyek dan masalah. Mereka tidak akan dapat
mengorbankan banyak waktu untuk secara pasif membantu pengembangan system
informasi manajemen. Bagaimanapun juga diperlukan partisipasi ekstensif yang
merupakan kandungan sangat penting dalam
pengembangan system informasi manajemen.
10. Banyak
organisasi yang masih memiliki persektif bahwa system informasi manajemen
semata-mata hanya untuk meringkas informasi dari tingkat operasioanal. Pada
kenyataannya , system informasi manajemen harus dirancang dengan cermat agar
mampu mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber dan mungkin untuk digabungkan secara longgar
atau justru sama sekali tidak digabungkan dengan system informasi operasi. Para
manajer yang memiliki pandangan sempit dan keliru seperti ini jelas tak akan
mampu batas kemampuan system informasi yangada, dan oleh sebab itu tidak
meminta ditingkatkannya kemampuan system informasi manajemennya.
Sehubungan dengan hal2 diatas,
tidak bias tidak para manajer harus didorong untuk berpartisipasi secara penuh
dalam proses pengembangan system informasi manajemen.
Materi 13.4 KOMPUTER
DAN BISNIS
Dewasa ini computer bukanlah
merupakan barang yang asing bagi kita dan perusahaan, Komputer merupakan asset
yang bernilai dan penting bagi perusahaan maupun para pebisnis. Berikut ini
akan dijelaskan tentang berbagai kapabilitas computer dan aplikasi bisnis yang
biasa digunakan.
Kapabilitas
computer.
Komputer sebenarnya mempunyai
kapabilitas/kemampuan yang tidak terbatas. Teknologi computer berubah dengan
cepat dan hal2 yang baru hamper tiap hari ditemukan. Perangkat keras dan lunak
computer saat dapat memuaskan setiap kebutuhan bisnis, baik berkenaan dengan
pemroses kata, lembar kerja , grafik maupun desktop publishing.
Pemroses kata (word processing)
Dalam hal ini tang dimaksudkan
dengan pemroses kata adalah membuat dokumen tertulis dengan menggunakan
komputer, baik berupa surat, laporan, berita, memo, dan buku. Dewasa ini mesin
ketik sudah tergolong perlengkapan yang relative kuno bagi perusahaan.
Lembar kerja (
spreadsheets)
Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak computer untuk
menghasilkan buku besar akuntansi elektronik sebagai lembar kerja. Seorang
manajer atau akuntan dapat menggunakan lembar kerja terkomputerisasi untuk
mengorganisasikan data kedalam baris,
kolom, dan menghasilkan perhitungan
matematika.
Grafik.
Program komputerjuga dapat
menerjemahkan data kedalam grafik ataupun gambar, dalam mana dapat digunakan
untuk menampilkan informasi keuangan dan membuat perbandingan antar perusahaan
atau kinerja pada tahun2 yang berbeda. Bentuk grafik ini dapat menambah
kejelasan dan perhatian dan secara ekstem berguna baik dalam laporan tertulis
maupun dalam presentasi oral.
Desktop
publishing.
Komputerjuga dapat digunakan untuk
menghasilkan bahan cetakan berkwalitas tinggi. Dengan perangkat lunak desjtop
publishing, pemakai dapat mendesain halaman dan perbandingan format untuk
majalah dan buku serta menyisipkan grafik termasuk ilustrasi saat dibutuhkan.
Desktop publishing memungkinkan perusahaan ataupun seseorang untuk menghasilkan
laporan,brosur, dan laporan berkala yang berkwalitas tinggi dengan harga yang
lebih murah dibandingkan mencetak di percetakan.
Aplikasi bisnis.
Perusahaan menggunakan computer
untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan cepat, efisien dan akurat. Aplikasi
computer untuk bisnis pada umumnya berkenaan dengan daftara gaji/upah,
pengendalian persediaan, akuntansi, proses pesanan ,surat menyurat elektronik,
kaitan dengan pemasaran dll.
Materi 13.5
TREND KOMPUTER DAN
SISTEM INFORMASI MANJEMEN.
Dimasa yang akan dating jumlah
informasi yang dapat digunakan manajer
akan terus meningkat dengan dramatis. Setiap pertumbuhan volume
informasi akan membuat computer semakin penting bagi perusahaan. Sektor bisnis
yang menggunakan computer untuk memproses informasi diperkirakan akan meningkat
dengan pesat.
Trend terhadap computer yang lebih
kecil, lebih cepat, dan murah akan terus berlanjut. Salah satu masalah membuat
computer yang lebih kecil adalah papan ketiknya. Beberapa perusahaan
mengembangkan computer yang mengubah tulisan tangan kedalam data yang pada
gilirannya akan menyingkirkan kebutuhan terhadap papan ketik. Dimasa depan juga
akan muncul computer dengan kapabilitas yang lebih besar untuk mengenali suara
manusia.
Komputer yang lebih kecil dapat
dibawa seperti laptop telah mengubah cara orang2 dalam kegiatan bisnis dengan
menggunakan computer. Para pebisnis di berbagai bidang menggunakan laptop untuk
bekerja dalam perjalanan baik menggunakan pesawat, mobil mapun saran
transportasi lainnya. Dengan meningkatnya kekuatan computer, system informasi
manajemen juga menjadi lebih canggih. Expert system merupakan program computer
yang meniru cara berpikir manusia dan memberikan saran atau solusi terhadap
masalah yang kompleks dengan cara yang sama dengan apa yang dilakukan oleh
seorang ahli. Orang menggunakan expert system untuk merencanakan jadwal
pengiriman, memberikan saran financial kepada investor dan menolong manajer
menanggapi aksi perusahaan pesaing, dengan demikian system ini menghasilkan
operasi yang lebih mulus dan meningkatkan produktivitas.
Satu hal yang perlu mendapat
perhatian adalah adanya penyalah gunaan computer untuk melakukan tindak kejahatan,
misalnya digunakan untuk mencuri uang, merusak perusahaan bisnis maupun
mengganggu pekerjaan pemerintah. Ancaman serius lainnya adalah dibuatnya virus2
komputer untuk menghancurkan data yang tersimpsn maupun data dalam proses.
Pada akhirnya ,terbukti bahwa
computer telah menjadi bagian penting dalam kehidupan, tanpa computer kita akan
lebih sedikit dalam memilki kemudahan, padahal kita sudah terbiasa tumbuh
bersamanya. Bila digunakan dengan benar computer bias meningkatkan efisiensi bisnis,
membantu manajer dalam pengambilan keputusan dan juga menyelamatkan kehidupan.
Komputer akan terus berperan dan peran tsb akan cenderungterus meningkat ,baik
dalam bisnis maupun di masyarakat.
@@@@@ ***** @@@@@
-------------------------------------
ESHA O30 1 07 47 02
Tidak ada komentar:
Posting Komentar